Documentation · Réunions et webinaires

Organiser un webinaire

Un webinaire accueille un large public : des présentateurs et des modérateurs d'un côté, des spectateurs inscrits de l'autre, qui posent leurs questions par écrit.

1. Créer le webinaire

1. Dans Calendrier, touchez la flèche de Nouveau › Webinaire.
2. Donnez un Titre, la Date, l'Heure et la durée, un Rappel et une Description.
3. Répartissez les Rôles :
   • Présentateurs : ils parlent, montrent leur écran et présentent ;
   • Modérateurs : ils gèrent les questions et la salle ;
   • Spectateurs : ils regardent et posent des questions.
   Inviter une équipe entière ajoute tout un espace d'un coup.
4. Touchez Créer : chaque personne reçoit le lien de son rôle.

Tout se règle ensuite dans la fiche de l'événement › Gérer le webinaire, en cinq onglets : Aperçu, Inscriptions, Salle, Diffusion et Rapport.

2. Ouvrir les inscriptions

Onglet Inscriptions :

• Qui peut entrer : Entreprise ou Public (si votre entreprise autorise les webinaires publics) ;
• la Description de la page publique ;
• Inscription requise, Approbation manuelle, Liste d'attente ;
• Capacité : sans limite, ou un nombre de places ;
• Rappel par e-mail : 15 minutes, 1 heure ou la veille, avec le lien de chacun.

La liste des inscrits permet d'Inscrire quelqu'un à la main, d'Approuver ou de Refuser (ou Tout approuver) et de Copier son lien nominatif. Vous pouvez vous envoyer les e-mails de confirmation, de rappel et d'enregistrement pour les vérifier.

Sur la Page publique, les spectateurs s'inscrivent avec leur nom et leur e-mail. Leur espace leur donne ensuite Rejoindre le webinaire, leur lien personnel, le code pour suivre par téléphone et Ajouter à mon agenda (.ics).

3. Préparer la salle

Onglet Salle :

• Salle verte : les intervenants se retrouvent avant d'ouvrir aux spectateurs ;
• ce que peuvent faire les spectateurs : Micro, Caméra, Lever la main, Réactions, Se voir entre spectateurs, Lire les sous-titres ;
• les échanges : Questions et réponses, Questions anonymes, Votes sur les questions, Modération avant publication, Chat en plus de la Q&R, Sondages.

4. Le jour J

1. Onglet Aperçu : Ouvrir la salle. Les intervenants se retrouvent en salle verte ; les spectateurs voient « Le webinaire va bientôt commencer ».
2. Quand tout est prêt : Ouvrir le direct.
3. Pendant le direct, les modérateurs disposent de Tout couper, Baisser les mains, et sur chaque personne de Autoriser le micro, Autoriser la caméra, Promouvoir présentateur ou Rétrograder spectateur.
4. Les questions arrivent dans Questions : Approuver, Répondre par écrit, Marquer répondue, Écarter.
5. Pour finir : Fermer aux spectateurs.

Enregistrer et diffuser

• Enregistrer lance l'enregistrement pendant le direct ; Enregistrer automatiquement le démarre à l'ouverture du direct. Votre entreprise peut avoir désactivé l'enregistrement.
• Onglet Diffusion, Diffusion sortante : rediffusez vers YouTube, LinkedIn ou un serveur RTMP avec son URL RTMP et sa Clé de flux.
• Régie entrante : un logiciel comme OBS ou vMix envoie son flux dans la salle, avec Copier l'adresse de la régie. Le flux n'apparaît que lorsqu'un modérateur l'active.

5. Après le webinaire

• Onglet Rapport : Présents, Inscrits, Pic, Durée moyenne, Questions, Réactions, et Qui est venu.
• Les enregistrements : Regarder, Publier aux inscrits, Copier le lien de rediffusion. Une rediffusion expire à la date indiquée ; Prolonger de 60 jours la garde plus longtemps.